.png)
Ditulis oleh Ihsan
Mahasiswa STEI SEBI Depok
Halo guyss…
Bagaimana kabar kalian??? Semoga selalu sehat ya… Pada kesempatan kali ini aku ingin sharing terkait hal-hal yang harus kita perhatikan dalam menulis E-mail resmi.
Dapat kita ketahui bersama bahwasanya E-mail itu sama seperti surat yang dahulu sering kita pakai, bedanya adalah kalau E-mail itu merupakan bentuk elektroniknya surat atau tidak berbentuk kertas.
Nah dahulu dahulu kita mengirim surat untuk memberi kabar kepada orang yang ingin kita tuju seperti orang tua, guru, teman, kekasih dan lain-lain harus menulis surat di kertas. Kemudian untuk mengirimnya kita harus pergi ke kantor pos terlebih dahulu, membeli materai dan yang lainnya, itu pun kita harus menunggu beberapa hari agar surat tersebut sampai ke tempat yang ingin kita tuju. Dengan adanya E-Mail mempermudah kita untuk bertukar kabar tanpa harus pergi ke kantor pos dan hanya itungan detik pesan kita akan diterima oleh orang yang ingin kita tuju.
Tetapi akhir-akhir ini orang sudah jarang menggunakan E-mail kalau hanya digunakan sebatas saling bertukar kabar. Sudah banyak sekali media - media sosial yang dapat membantu untuk berkomunikasi jarak jauh. Walaupun demikian E-mail masih digunakan untuk perusahaan - perusahaan dalam proses bisnis. Dalam proses atau kegiatan bisnis kita harus memperhatikan sekali E-mail yang kita kirim, karena apabila ada kesalahan bisa berakibat gagalnya kerja sama antar perusahaan.
Nah apa saja yang harus kita perhatikan agar E-mail kita bisa dikategorikan sebagai E-mail resmi atau bisa dibilang E-mail kita itu termasuk E-mail profesional.
Pertama, Baris Subjek harus menarik dan ringkas.
Maksudnya adalah ketika kita membuat subjek jangan menggunakan kata-kata yang bertele-tele sehingga memenuhi kolom subjek, sebaiknya tuliskan saja inti dari surat yang ingin kita sampaikan dan gunakan kata-kata yang menarik agar orang atau rekan bisnis kita tertarik membaca E-mail kita secara keseluruhan.
Kedua, Pembukaan
Berikan salam pembuka di E-mail kita, seperti kata sambutan kepada penerima E-mail kita. selain itu dibagian pembukaan isi juga tentang perkenalkan diri kita agar orang atau rekan bisnis kita tau siapa yang mengirim pesan ini.
Ketiga, Isi
Dibagian isi ini merupakan bagian inti kita dalam menulis E-mail, Sehingga isilah bagian ini secara detail agar si penerima email mengerti apa maksud dan tujuan kita dalam menulis surat. Maka dari itu perlu menulis judul, kemudian sampaikan juga pesan kita dalam bentuk poin-poin agar menarik dibacanya, dan bisa juga dikasih typografis agar lebih menarik perhatian si penerima surat.
Keempat, Penutup
Yang terakhir adalah penutup, yang dimana dibagian ini merupakan akhir pesan dari E-mail kita, kita harus menutup pesan kita dengan baik, agar serangkaian yang telah kita lakukan diatas bisa dipahami oleh rekan bisnis kita, dan kita mendapatkan feed backnya terakhir di penutup bisa kita sampaikan ucapan terimakasih, salam hangat, bisa juga nomor kontak kita, maupun tanda tangan kita.
Ya itu saja yang bisa saya sampaikan terkait hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis E-mail resmi. Semoga bermanfaat terimakasih…
Referensi dari buku Marry Guffy – Essentials of Business Communication