Tentang Nota Retur

Oleh Aylan Zein

Bismillah, Ini tentang Nota Retur yang membuat saya agak streess di efaktur ini?.Nota Retur mana? Ya keduanya, Nota Retur pembelian dan nota retur penjualan.  Sebenarnya, sudah pernah saya bahas sepintas di tulisan “curhat menggenai faktur pajak” beberapa waktu yang lalu.  Tapi ga apa deh. Biar saya coba tulis “curhatan” saya ini lebih mendetail disini.

Sebelumnya, saya bekerja di perusahaan yang jenis usahanya adalah perdagangan besar. Perusahaan ini merupakan perusahan distribusi skala provinsi yang merupakan salah satu grup dari salah satu perusahaan tbk yang memproduksi customer good, dalam hal ini makanan.  Perusahaan kami membeli barang dari pabrik dengan harga tertentu dan menjualnya kembali pada outlet-outlet baik itu hypermarket (supermarket besar) maupun pedagang eceran di pasar (wet market), secara singkat untuk pengenaan harga nya adalah harga reseller.

Dalam setiap bulannya ada 2 (dua) nota retur pajak yang kami buat untuk lawan transaksi PKP (Pengusaha Kena Pajak), yaitu:

1. Nota retur Pembelian

                  Sebagai pembeli, kami menerbitkan nota retur pembelian atas retur pembelian kami pada principal/pabrik.  Ketika membuat nota retur pembelian ini, karena system di efaktur sekarang lebih baik daripada program eSPT sebelumnya, kesalahan seperti nilai DPP retur lebih besar dr nilah Faktur pajak, tanggal retur mendahului tanggal faktur pajak ataupun kesalahan mencantumkan nomor seri referensi faktur pajak dapat lebih mudah terdeteksi, karena status approval di efaktur menjadi reject sehingga kami bisa merevisi lebih cepat untuk di upload ulang dengan data yang benar.

Jika hal-hal yang disebutkan di atas sudah benar, maka sebelum mengupload sebaiknya dipastikan lagi untuk nomor retur, tanggal retur dan jumlah DPP dan PPN Retur.  Karena apa? Karena data yang sudah di upload, dan ternyata hasil uploadnya sukses tidak bisa di revisi.  Tidak ada fitur untuk mengubah atau membatalkan nota retur pembelian.

Pernah saya salah mencantumkan tanggal retur pajak.  Dalam data yang saya masukan ke server efaktur saya menulis tanggal 7 di bulan Juni sehuarusnya 10 Juni.  Nota retur yang sudah di upload itu tidak bisa di revisi atau di batalkan, sementara dokumen fisik/asli nota retur pembelian tsb sudah dikirimkan ke principal.  Akhirnya, kami merevisi dokumen nota returnya.  Kami ganti tanggalnya, sesuai tanggal nota retur yang sudah di upload.  Kami bersyukur, masih pada tanggal di bulan yang sama.  Bagaimana kalau nyebrang bulan.  Wah,, revisinya akan lebih sulit.  Dengan demikian, karena saat ini belum ada menu untuk mengubah atau membatalkan, baiknya dipastikan dulu sebelum akan mengupload nota retur pajak.

Untuk mekanisme approval sendiri nota retur harus di upload oleh pembeli terlebih dahulu sebelum penjual.  Penjual yang mengupload nota retur tersebut di efaktur akan mendapatkan hasil approval reject.  Sehingga penjual harus menghubungi bagian pajak pembeli untuk segera mengupload datanya.  Hal ini menjadikan adanya keterkaitan antara penjual dan pembeli.  Adanya nota retur pembelian bagi pembeli akan mengurangi nilai pajak  masukan yang di kreditkan di masa tersebut.  Dan bagi penjual nota retur kiriman dari pembeli akan mengurangi nilai penjualan.

2. Nota Retur Penjualan

Selain membuat nota retur pembelian terdapat juga nota retur penjualan yang kami terima dari supermarket atau outlet PKP yang ada di wet market (toko grosir, koperasi, dll).  Nota retur penjualan yang kami terima terbagi menjadi 2 jenis.  Yang pertama adalah nota retur yang dibuat sendiri oleh pembeli, atau jenis kedua, nota retur yang dibuatkan penjual karena pembeli tidak mau ribet membuat, keduanya memiliki konsekuensi.  Kita akan bahas hal ini.

a.       Nota Retur Penjualan yang di buat sendiri oleh PKP pembeli

   Pada umumnya, PKP Pembeli membuatkan sendiri nota retur pajak karena pada dasarnya, memang seharusnya kewajiban pembeli yang menerbitkan nota retur pajak untuk diberikan ke penjual.   Dalam hal nota retur pajak dari pembeli, belum tentu data retur sama antara penjual dan pembeli.  Misal, penjual mengakui retur terjadi berdasarkan pengembalian barang ke gudang, tapi ada pembeli yang mengakui retur pada saat memotong tagihan atas pembayaran faktur pajak pembeliannya.   Ilustrasinya begini.  Penjual menerima pengembalian barang jualan ke gudang tanggal 10 Juli 2017 atas faktur pajak penjualan tanggal 30 Juni 2017.  Jangka waktu pembayaran faktur pajak tersebut misalnya 45 hari dari tanggal 30 juni 2017, berarti kan jatuh tempo nya 15 Agustus 2017.  Nah, pembeli akan membayarkan tagihan faktur pajaknya di bulan Agustus setelah di kurangi retur sebelumnya.  Jadi pembeli mengakui returnya tanggal 15 Agustus 2017 walaupun secara pengembalian barang di Juli 2017.

    Memang tidak semua PKP Pembeli seperti ini, tapi bisa jadi ada yang demikian.  Sehingga, akan terjadi perbedaan masa retur.  Bagi penjual, ia harus mengikuti data dari pembeli karena pembeli mengakui dan mengupload retur tersebut di Agustus.  Inilah yang membuat data penjualan bersih antara komersil dan pajak harus di rekon setiap bulannya.   Karena akan selisih pengakuan.

  Selain itu, ada kendala lain yang di hadapi untuk nota retur supermarket besar. Kebanyakan, supermarket besar approval nota returnya di kantor pusat.  Kantor pusatnya bisa jadi di Jakarta atas supermarket-supermarket yang ada di jabar.  Sehingga atas approval nota retur pajak tsb kita harus menghubungi bag pajak yang bertugas mengupload nota retur untuk meminta nota retur tersebut di upload.  Selama ini saya selalu meminta rekap nota retur pajak yang sudah di apload ke efaktur dalam bentuk file setiap bulan,  hal ini untuk mempercepat saya masukan data ke efaktur karena untuk fisik nota retur sendiri tetap kami harus minta ke outletnya.   Jika outletnya masih di bandung akan lebih mudah, tapi jika di luar kota akan lebih lama khawatirnya batas waktu lapor dan bayar SPT habis.

    Biasanya ketika nota retur pajak dari pembeli datang, selain mengakui di efaktur kami juga harus mencocokan dengan data penerimaan barang di gudang.  Dipilah-pilah, periode pengembalian barangnya, biasanya ada referensi nomor pengembalian barang di dokumen retur pajak dari pembeli, itu yang di jadikan acuan.

b.      Nota Retur Penjualan yang dibuatkan PKP Penjual untuk pembeli

          Ada PKP pembeli yang meminta PKP Penjual untuk membuatkan nota retur pajak karena ia tidak mau ribet dengan pembuatan nota retur.   Jika demikian, PKP penjual akan membuatkan nota retur berdasarkan data penjualan yaitu data pengembalian barang ke gudang.   Nota retur pajak ini dilengkapi dengan fotokopi tanda terima barang di gudang penjual dan dibuat rangkap 2 (dua).  1 untuk pembeli, satu untuk penjual.  Nota retur yang sudah di tandatangani dan cap oleh pembeli diberikan ke bag pajak penjual untuk di upload sebagai nota retur pajak penjualan yang berfungsi untuk mengurangi nilai sales.

         Praktek di lapangan, ada saja kendala yang muncul.  Misal, nota retur tsb lupa di upload oleh pembeli, pembeli yang tidak mau mengupload karena katanya tanda tangan dan cap aja sudah cukup.  Hal ini tentunya bisa berdampak pada penjual.  Untuk pembeli yang lupa nota retur pajaknya belum di akui, bisa di ingatkan untuk di upload.  Jika PKP Penjual sudah terlanjur bayar dan lapor SPT PPN masa sebelum PKP Pembeli Upload, maka PKP Penjual dapat melakukan pembetulan pada SPT PPN masa dengan menambahkan nota retur yang sudah di upload pembeli.

         Namun, jika yang terjadi adalah PKP Pembeli tidak mau mengupload nota retur pajaknya, maka ada jalan lain yang bisa di tempuh oleh PKP Penjual yaitu dengan cara membuat faktur pajak pengganti.  Seperti ini ilustrasinya:  PKP pembeli membari barang 10 karton pada tanggal 10 Juli, kemudian 10 Agustus PKP pembeli meretur barang sebanyak 2 karton, sehingga PKP Pembeli hanya membayar tagihan atas 8 karton saja.   PKP Pembeli tersebut tidak mau mengakui nota retur yang dibuatkan PKP Penjual ke efaktur walalupun ada tanda tangan dan cap.  Maka, PKP penjual membuat revisi atas faktur pajak yang ia terbitkan untuk PKP Pembeli tsb dari yang semula nilai faktur pajaknya 10 karton menjadi 8 karton.  Dengan demikian, penjualan yang di akui adalah 8 karton sesuai dengan jumlah pembayaran yang di terima.

        Jika PKP Penjual tidak melakukan revisi atas kasus seperti ini, maka akan terjadi kerugian ganda bagi PKP Penjual.  Pertama, jumlah pembayaran nilainya lebih kecil karena hanya membayar 8 karton.  Kedua, PKP penjual tidak dapat mengakui pengurangan pembayaran pajak di efaktur.  Akibatnya PKP Penjual harus tetap menyetorkan pajak atas penjualan barang sebanyak nilai full tanpa retur jual sebanyak 10 karton.

Lalu bagaimana dengan Nota Retur Pajak Non PKP (bukan Pengusaha Kena Pajak)?

Baiklah, akan kita bahas disini.

Pertama, perusahaan kami tidak pernah membuat nota retur pajak pembelian untuk non PKP, karena supplier kami yaitu principal/pabrik semuanya adalah PKP.  

Kedua,  untuk nota retur penjualan dari pembeli Non PKP (pedagang eceran) dapat dilakukan dengan cara membuat faktur pajak gabungan di akhir bulan.   Misalnya, Warung A membeli barang selama bulan Agustus pada tanggal 1, 5, dan 10 dengan total nilai sebesar Rp. 5 juta.  Kemudian, pada tanggal 20 Agustus ada retur barang senilai Rp. 2 Juta.  Maka kami selalu PKP Penjual akan membuatkan faktur pajak gabungan di akhir bulan berjalan yang terdiri dari banyak invoice dan setelah di kurangi retur.  Sehingga faktur pajak yang kami terbitkan tanggal 31 Agustus adalah senilai Rp. 3 Juta (jumlah pembelian bersih Warung A).  

Tapi untuk me-nettoff kan penjualan ini barang yang di retur dengan barang yang dijual di bulan berjalan harus sama.  Misal retur makanan dengan makanan, jangan makanan dengan minuman.   Jika yang terjadi adalah dalam bulan Agustus warung A tidak ada pembelian ke perusahaan kami, tapi ternyata ia meretur barang atas penjualan bulan sebelumnya (karena periode pembayaran bisa ada yang 7 hari, 15, hari atau mungkin 25 hari) sehingga tidak mungkin juga PKP Penjual menerbitkan faktur pajak, maka retur tersebut harus di biayakan oleh PKP Penjual.  Sehingga ada berita acara nota retur pkp yang di jadikan biaya oleh perusahaan dan disetujui direksi.

Akhir kata itu lah yang saya alami seputar nota retur sebagai bahasan singkat.  Mungkin banyak kekurangan dalam penyampaiannya.  Terima kasih